١. مقدمة ونطاق التطبيق

تبيّن هذه السياسة كيف تُجمَع بياناتك الشخصية وتُعالَج وتُحفَظ وتُحمى عند استخدامك منصّة «فواتيري» عبر الموقع الإلكتروني أو أي واجهة أخرى تابعة لها، وذلك وفقاً لنظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/١٩) ولائحته التنفيذية، ونظام التجارة الإلكترونية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/١٢٦)، وسائر الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

وباستخدامك المنصّة أو إنشائك حساباً فيها، فإنك تُقرّ بأنك اطّلعت على هذه السياسة وفهمت مضمونها ووافقت على معالجة بياناتك الشخصية على النحو المبيّن فيها.

وتظل هذه السياسة سارية في حقّك حتى بعد انتهاء علاقتك بالمنصّة، وذلك فيما يتعلق بالبيانات التي سبق جمعها والمُحتفَظ بها نظاماً.

٢. المتحكّم في البيانات وبيانات التواصل

المتحكّم في البيانات هو مُشغّل المنصّة، المسجَّل لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية بصفة ممارس عمل حر:

• صفة التسجيل: وثيقة عمل حر — رقم FL-798758316
• الجهة المُصدِرة: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
• مقر مزاولة النشاط: المملكة العربية السعودية
• البريد الإلكتروني للتواصل والخصوصية: mybills.project1122@gmail.com

ويُعدّ البريد الإلكتروني أعلاه هو القناة الرسمية لتلقّي طلبات ممارسة الحقوق المنصوص عليها في هذه السياسة، والشكاوى المتعلقة بمعالجة البيانات الشخصية.

٣. تعريفات

• المنصّة: موقع «فواتيري» الإلكتروني وما يتبعه من واجهات وخدمات.
• المستخدم: كل شخص طبيعي أو اعتباري ينشئ حساباً بالمنصّة أو يستخدمها.
• البيانات الشخصية: كل بيان يتعلق بشخص طبيعي محدَّد أو يمكن تحديده، بصورة مباشرة أو غير مباشرة.
• المعالجة: أي عملية تُجرى على البيانات الشخصية بأي وسيلة، كالجمع والتسجيل والحفظ والتحليل والتعديل والإفصاح والنقل والإتلاف.
• المعالِج: أي طرف يعالج البيانات نيابةً عن المتحكّم ووفق تعليماته.
• الحساب الفرعي: حساب موظف أو مستخدم مرتبط بحساب رئيسي، تُدار صلاحياته من مالك الحساب الرئيسي.

٤. البيانات التي نجمعها ومصادرها

نجمع الحدّ الأدنى من البيانات اللازم لتشغيل الخدمة، ولا نطلب بياناتٍ لا حاجة لنا بها. وتنقسم البيانات إلى الفئات الآتية:

(أ) بيانات الحساب والهوية: الاسم الكامل، والبريد الإلكتروني، ورقم الجوال. وفي حال اختيارك تسجيل الدخول عبر حساب Google، يُجمَع المعرّف الخاص بحسابك لدى Google والبريد الإلكتروني المرتبط به فقط.

(ب) البيانات التي ترفعها بنفسك: صور الفواتير والمستندات التي ترفعها أو تستوردها، والبيانات المستخرَجة منها (اسم المتجر، والتاريخ، والمبالغ، وضريبة القيمة المضافة، والتصنيف، وبيانات الضمان، والأصناف)، وأي مرفقات أو ملاحظات تضيفها.

(ج) بيانات أدوات الأعمال الاختيارية: ما تُدخله بنفسك عن مراكز التكلفة، ودفتر الموردين والمتاجر، وبيانات جهات تعاملك (اسم، جوال، عنوان). وأنت مسؤول عن مشروعية جمعك لبيانات الغير وإدخالها.

(د) بيانات ربط البريد الإلكتروني (اختيارية بالكامل): عند تفعيلك هذه الميزة، يُحفَظ عنوان صندوق بريدك وكلمة مرور التطبيق الخاصة به، مشفَّرةً بخوارزمية تشفير معتمدة ولا تُحفَظ نصاً صريحاً في أي حال. ويقتصر الاطلاع الآلي على الرسائل بغرض استخراج الفواتير منها دون سواه.

(هـ) بيانات الاشتراك والدفع: الباقة، والمدة، والسعر، وحالة الطلب، وتاريخه. ولا تستقبل المنصّة بيانات البطاقات البنكية ولا تحفظها على خوادمها إطلاقاً، إذ تُعالَج المدفوعات حصراً لدى بوابة دفع مرخّصة ومستقلة.

(و) بيانات تقنية وأمنية: عنوان بروتوكول الإنترنت (IP)، ونوع الجهاز والمتصفّح، وأوقات تسجيل الدخول والجلسات النشطة، وسجلات المحاولات الفاشلة. وتُجمَع هذه البيانات لغرض حماية حسابك وكشف الاستخدام غير المشروع فحسب.

(ز) بيانات التواصل: ما تُرسله إلينا من رسائل واستفسارات وشكاوى وما يتصل بها من مرفقات.

وتُجمع هذه البيانات مباشرةً منك عند التسجيل أو الاستخدام، أو تلقائياً من جهازك عند الاتصال بالمنصّة، أو من مالك الحساب الرئيسي في حال كنت مستخدماً لحساب فرعي.

٥. الأساس النظامي للمعالجة

لا تُعالَج بياناتك إلا استناداً إلى أساس نظامي، وهي:

• تنفيذ العقد: ما يلزم لتقديم الخدمة التي اشتركت فيها وتشغيل حسابك.
• الموافقة الصريحة: للميزات الاختيارية التي تُفعّلها بنفسك، كربط البريد الإلكتروني وإنشاء روابط المشاركة.
• الالتزام النظامي: ما توجبه الأنظمة واللوائح أو تطلبه الجهات المختصة.
• المصلحة المشروعة: حماية المنصّة ومستخدميها من الاحتيال وإساءة الاستخدام، وضمان استقرار الخدمة، بما لا يتعارض مع حقوقك.

ولك سحب موافقتك في أي وقت بشأن ما استند إلى الموافقة، وذلك بتعطيل الميزة من داخل حسابك أو بمراسلتنا. ولا يؤثر السحب في مشروعية المعالجة التي تمت قبله.

٦. أغراض المعالجة

تُعالَج بياناتك للأغراض الآتية حصراً:

• إنشاء حسابك وإدارته والتحقق من هويتك عند الدخول.
• استخراج بيانات الفواتير من الصور التي ترفعها آلياً.
• تنظيم فواتيرك وضماناتك وتصنيفها، وعرض التحليلات والتقارير لك.
• إعداد تقرير ضريبة القيمة المضافة الخاص بك لغرض التنظيم الذاتي، على النحو المبيّن في البند (١٤).
• إشعارك بانتهاء الضمانات وبالتنبيهات المتعلقة بحسابك واشتراكك.
• معالجة اشتراكاتك ومطالباتك المالية.
• حماية الحساب وكشف محاولات الدخول غير المشروع.
• الرد على استفساراتك وتقديم الدعم الفني.
• تحسين الخدمة ومعالجة الأعطال.

ولا نستخدم بياناتك لأي غرض إعلاني أو تسويقي لطرف ثالث، ولا نبيعها ولا نؤجّرها ولا نتاجر بها بأي صورة.

٧. المعالجة الآلية للصور (استخراج بيانات الفواتير)

تعتمد المنصّة على تقنية قراءة بصرية آلية لاستخراج بيانات الفاتورة من الصورة التي ترفعها. ويترتب على ذلك ما يأتي، ونبيّنه بوضوح:

• تُرسَل صورة الفاتورة إلى مزوّد خدمة معالجة متخصّص — وهو خدمة Google Gemini التابعة لشركة Google LLC — لغرض الاستخراج فقط، ولا تُرسَل معها بياناتُ هويتك ولا بيانات حسابك.
• الاستخراج الآلي قد لا يكون دقيقاً بنسبة كاملة، وتبقى مراجعة البيانات وتصحيحها مسؤوليتك.
• لا يُتّخذ بحقك أي قرار ذي أثر نظامي أو مالي بناءً على معالجة آلية بحتة.
• ويمكنك تجنّب هذه المعالجة كلياً بإدخال بيانات فاتورتك يدوياً دون رفع صورة.

ونظراً إلى أن الفاتورة قد تتضمّن بياناتٍ تخصّك، ننبّهك إلى مراجعة ما ترفعه، وإلى أن رفعك للصورة يُعدّ موافقةً منك على هذه المعالجة للغرض المبيّن.

٨. الإفصاح عن الأطراف الثالثة المعالِجة

لا نُفصح عن بياناتك لأي جهة إلا في الحدود اللازمة لتشغيل الخدمة، ووفق عقود تُلزم تلك الجهات بحماية البيانات واستخدامها لغرض الخدمة فقط. والجهات هي:

• Google LLC — خدمة Gemini: استخراج بيانات الفواتير من الصور آلياً.
• Backblaze, Inc. — خدمة B2: تخزين صور الفواتير والمرفقات تخزيناً سحابياً آمناً.
• بوابة الدفع المرخّصة: معالجة عمليات الدفع والاشتراك. ولا تصلنا بيانات بطاقتك كاملةً في أي حال.
• مزوّد خدمة البريد الصادر: إرسال رسائل التحقق والإشعارات والتنبيهات إليك.
• الجهات المختصة: عند طلبٍ نظامي أو قضائي صادر من جهة مختصة في المملكة.

ونؤكد أننا نظلّ مسؤولين عن حماية بياناتك التي تكون في عهدتنا أو تحت سيطرة الجهات التي نتعامل معها، وذلك عملاً بالمادة (الخامسة) من نظام التجارة الإلكترونية.

٩. نقل البيانات خارج المملكة

نُفصح صراحةً بأن بعض عمليات المعالجة والتخزين تتم لدى مزوّدين خارج المملكة العربية السعودية، وذلك على النحو الآتي:

• صور الفواتير: تُرسَل لغرض الاستخراج الآلي، وتُخزَّن لدى مزوّد التخزين السحابي.
• بيانات حسابك، والبيانات المستخرَجة من فواتيرك، وبيانات دخولك الأمنية (بما فيها التمثيل المشفَّر لكلمة المرور): تُخزَّن على خوادم المنصّة، وهي مستضافة حالياً لدى مزوّد استضافة في الجمهورية الفرنسية (الاتحاد الأوروبي).
• ولا تصلنا بيانات بطاقتك البنكية في أي حال، فهي تُدخَل وتُعالَج مباشرةً لدى بوابة الدفع المرخّصة ولا تُخزَّن لدينا إطلاقاً.

ويتم هذا النقل في أضيق نطاق يحقّق الغرض، مع اشتراط مستويات حماية مناسبة على المزوّدين، وبما يتوافق مع أحكام نظام حماية البيانات الشخصية ولائحته المنظِّمة لنقل البيانات خارج المملكة.

وإذا كنت لا ترغب في إرسال صور فواتيرك للمعالجة الآلية، فيمكنك الاستفادة من المنصّة بالإدخال اليدوي دون رفع صور. غير أن استخدام المنصّة يقتضي في كل الأحوال تخزين بيانات حسابك على خوادمها المبيَّن موقعها أعلاه، فذلك لازمٌ لتقديم الخدمة ذاتها.

١٠. مدد الاحتفاظ بالبيانات

لا نحتفظ ببياناتك مدةً تزيد على ما تقتضيه طبيعة الخدمة أو توجبه الأنظمة، ووفق الآتي:

• بيانات الحساب والفواتير والصور: تُحفَظ ما دام حسابك قائماً، وتُحذف بحذفك لها أو بحذفك لحسابك.
• سجل الأحداث الأمنية على حسابك: يُحذف آلياً بعد أربعة عشر يوماً.
• سجل أعطال النظام التقنية: يُحذف آلياً بعد ثلاثين يوماً.
• رموز التحقق المؤقتة: تنتهي صلاحيتها خلال خمس عشرة دقيقة.
• النسخ الاحتياطية: تُحفَظ نسخٌ دورية للحماية من الفقد، ويُحتفَظ بآخر ثلاثين نسخة فقط. وعليه فقد تبقى بيانات محذوفة ضمن النسخ الاحتياطية مدةً لا تتجاوز ثلاثين يوماً من تاريخ حذفها، ثم تزول نهائياً.

١١. حقوقك بوصفك صاحب البيانات

يكفل لك نظام حماية البيانات الشخصية الحقوق الآتية، وتلتزم المنصّة بتمكينك منها:

• الحق في العلم: معرفة الأساس النظامي لجمع بياناتك والغرض منه — وهو ما تبيّنه هذه السياسة.
• الحق في الوصول والحصول على نسخة: ويمكنك تنزيل نسخة كاملة من بياناتك مباشرةً من داخل حسابك في أي وقت.
• الحق في التصحيح: تعديل أي بيان غير دقيق أو غير مكتمل أو غير محدَّث، ومعظم بياناتك قابل للتعديل مباشرةً من حسابك.
• الحق في الإتلاف: طلب حذف بياناتك متى انتفت الحاجة إليها، ويمكنك حذف حسابك وكل بياناتك بنفسك من داخل التطبيق.
• الحق في سحب الموافقة: فيما استندت معالجته إلى موافقتك.
• الحق في الاعتراض: على معالجةٍ ترى أنها تمسّ حقوقك.
• الحق في تقديم شكوى: إلى المنصّة أولاً، ثم إلى الجهة المختصة بحماية البيانات الشخصية في المملكة إن لم تُعالَج شكواك.

ولممارسة أيٍّ من هذه الحقوق، راسلنا على البريد المبيّن في البند (٢). ونلتزم بالرد خلال ثلاثين يوماً من تاريخ استلام الطلب مستوفياً، فإذا اقتضت طبيعة الطلب مدةً أطول أشعرناك بذلك وبأسبابه.

وقد يتعذّر تنفيذ بعض الطلبات كلياً أو جزئياً متى كان الاحتفاظ بالبيانات واجباً نظاماً أو لازماً لإثبات حقٍّ أو الدفاع عنه، وفي هذه الحالة نبيّن لك السبب.

١٢. حذف الحساب وأثره

يمكنك حذف حسابك بنفسك ومباشرةً من داخل التطبيق، بعد تأكيد الطلب برمزٍ يُرسَل إلى بريدك. ويشمل الحذف: فواتيرك ومرفقاتها وصورها، ومجلداتك وتصنيفاتك، وحسابات البريد المرتبطة وكلمات مرورها المشفَّرة، وحسابك نفسه.

وننبّهك إلى أن الحذف نهائي وغير قابل للتراجع، وأن ما نُزّل من بياناتك أو شورك به قبل الحذف يبقى خارج سيطرتنا. وتبقى النسخ الاحتياطية على النحو المبيّن في البند (١٠).

١٣. الحسابات الفرعية (الموظفون)

إذا أنشأت حسابات فرعية لموظفين أو غيرهم، فإنك تُقرّ بأنك مسؤول عن مشروعية جمعك لبياناتهم وعن إحاطتهم علماً بأن نشاطهم داخل الحساب مرئيٌّ لك، وأن الفواتير التي يرفعونها تُحفَظ في حسابك أنت لا في حساباتهم.

وللمستخدم الفرعي في كل وقت أن يفكّ ارتباطه بالحساب الرئيسي، وأن يمارس حقوقه المبيّنة في البند (١١) في شأن بياناته الشخصية.

١٤. طبيعة التقارير الضريبية والمالية

ما تُنتجه المنصّة من تقارير — بما فيها تقرير ضريبة القيمة المضافة والتقارير التحليلية — هو أداة تنظيم ذاتي لمساعدتك على ترتيب بياناتك، وليس إقراراً رسمياً ولا مشورة ضريبية أو محاسبية أو مالية.

ولا ترتبط المنصّة بأي جهة حكومية ولا تُقدّم أي بيان نيابةً عنك، ولا تتبادل بياناتك مع أي جهة رسمية إلا بطلبٍ نظامي كما في البند (٨).

وتبقى صحة ما تُقدّمه إلى الجهات المختصة ومسؤوليته عليك وحدك، ويُنصح بمراجعة مختصّ قبل الاعتماد على أي رقم.

١٥. أمن البيانات

نطبّق تدابير تقنية وتنظيمية لحماية بياناتك، من أبرزها: تشفير الاتصال بالمنصّة بالكامل، وتشفير كلمات المرور بخوارزميات معتمدة لا تسمح باستردادها، وتشفير كلمات مرور صناديق البريد المرتبطة، والتحقق بخطوتين عند تسجيل الدخول، وتقييد صلاحيات الوصول بحسب الحاجة، وتنبيهك عند الدخول من جهاز أو موقع جديد، ونسخ احتياطية دورية.

ومع ذلك، فإنه لا توجد وسيلة نقل أو تخزين إلكتروني آمنة بصورة مطلقة، ولا يمكن ضمان أمن البيانات ضماناً تاماً. ونحن نبذل العناية المعقولة، ولا نتحمّل المسؤولية عن ضررٍ ناشئ عن سببٍ خارج عن سيطرتنا أو عن إخلالك بواجب المحافظة على بيانات دخولك.

١٦. الإبلاغ عن حوادث الاختراق

في حال وقوع حادث يمسّ سرية بياناتك الشخصية أو سلامتها، نلتزم باتخاذ الإجراءات اللازمة لاحتوائه فوراً، وبإشعار الجهة المختصة وفق ما توجبه الأنظمة، وبإشعارك أنت متى كان الحادث قد يُلحق ضرراً ببياناتك أو يتعارض مع حقوقك ومصالحك.

١٧. ملفات تعريف الارتباط والتخزين المحلي

تستخدم المنصّة تقنيات تخزين محلية داخل متصفّحك لأغراض تشغيلية بحتة: حفظ جلسة دخولك، وتفضيلاتك كاللغة والوضع الليلي، وتمكين العمل عند انقطاع الاتصال مؤقتاً. ولا تُستخدم هذه التقنيات للتتبّع الإعلاني ولا لبناء ملفات اهتمامات ولا تُشارَك مع مُعلنين.

ويمكنك حذف هذه البيانات في أي وقت من إعدادات متصفّحك، مع العلم بأن ذلك قد يستوجب إعادة تسجيل الدخول وفقدان التفضيلات المحفوظة.

١٨. الأهلية وبيانات القاصرين

الخدمة موجّهة إلى من بلغ ثمانية عشر عاماً فأكثر ويتمتع بالأهلية النظامية للتعاقد. ولا نجمع عن علمٍ بيانات من دون هذه السن. ومتى تبيّن لنا خلاف ذلك، حُذف الحساب وبياناته. ولوليّ الأمر مراسلتنا لطلب الحذف.

١٩. الروابط والخدمات الخارجية

قد تتضمّن المنصّة روابط إلى مواقع أو خدمات لا نديرها، ولا نتحمّل مسؤولية سياسات الخصوصية فيها ولا محتواها. ويُنصح بمراجعة سياسة كل جهة على حدة.

٢٠. التعديل على هذه السياسة

يجوز تعديل هذه السياسة كلما اقتضت الحاجة، ويُنشر التعديل على هذه الصفحة مع تحديث تاريخ آخر تحديث. ويسري التعديل من تاريخ نشره. وإذا كان التعديل جوهرياً ويمسّ حقوقك، أُشعرت به بوسيلة مناسبة. واستمرارك في استخدام المنصّة بعد النشر يُعدّ قبولاً للنسخة المحدَّثة.

٢١. الشكاوى والنظام الواجب التطبيق

إذا كان لديك اعتراض على معالجة بياناتك، فراسلنا أولاً على البريد المبيّن في البند (٢) وسنسعى لمعالجته. وإن لم تُعالَج شكواك، فلك التقدّم بها إلى الجهة المختصة بحماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية.

وتخضع هذه السياسة لأنظمة المملكة العربية السعودية، وتختصّ الجهات القضائية المختصة فيها بالنظر في أي نزاع ينشأ عنها.

1. Introduction and Scope

This Policy explains how your personal data is collected, processed, retained and protected when you use the MyBills platform through its website or any related interface, in accordance with the Saudi Personal Data Protection Law issued by Royal Decree No. (M/19) and its Implementing Regulations, the E-Commerce Law issued by Royal Decree No. (M/126), and all other applicable laws and regulations of the Kingdom of Saudi Arabia.

By using the platform or creating an account, you acknowledge that you have read and understood this Policy and consent to the processing of your personal data as described herein.

This Policy continues to apply after your relationship with the platform ends, in respect of data previously collected and lawfully retained.

2. Data Controller and Contact Details

The data controller is the platform operator, registered with the Ministry of Human Resources and Social Development as a freelance practitioner:

• Registration: Freelance Practitioner Certificate No. FL-798758316
• Issuing authority: Ministry of Human Resources and Social Development
• Place of business: Kingdom of Saudi Arabia
• Contact and privacy email: mybills.project1122@gmail.com

The email address above is the official channel for exercising the rights set out in this Policy and for complaints regarding the processing of personal data.

3. Definitions

• Platform: the MyBills website and its related interfaces and services.
• User: any natural or legal person who creates an account on, or uses, the platform.
• Personal data: any data relating to an identified or identifiable natural person, directly or indirectly.
• Processing: any operation performed on personal data by any means, including collection, recording, storage, analysis, modification, disclosure, transfer and destruction.
• Processor: any party that processes data on behalf of, and under the instructions of, the controller.
• Sub-account: an employee or linked user account whose permissions are managed by the owner of the primary account.

4. Data We Collect and Its Sources

We collect the minimum data required to operate the service and do not request data we do not need. Data falls into the following categories:

(a) Account and identity data: full name, email address and mobile number. If you choose to sign in with Google, we collect only your Google account identifier and the associated email address.

(b) Data you upload yourself: invoice and document images you upload or import, and the data extracted from them (store name, date, amounts, value-added tax, category, warranty details, line items), together with any attachments or notes you add.

(c) Optional business-tool data: what you enter about cost centers, the supplier and store directory, and the contact details of your own business contacts (name, phone, address). You are responsible for the lawfulness of collecting and entering third-party data.

(d) Email-linking data (entirely optional): when you enable this feature, your mailbox address and its application password are stored encrypted using an authenticated encryption algorithm and never in plain text. Automated access to messages is limited to extracting invoices and nothing else.

(e) Subscription and payment data: plan, duration, price, order status and date. The platform never receives or stores bank card data on its servers; all payments are processed exclusively by a licensed, independent payment gateway.

(f) Technical and security data: IP address, device and browser type, sign-in times and active sessions, and failed attempt records. This data is collected solely to protect your account and detect unlawful use.

(g) Communications data: messages, enquiries and complaints you send us, with any attachments.

This data is collected directly from you at registration or during use, automatically from your device when connecting to the platform, or from the primary account owner if you are a sub-account user.

5. Legal Basis for Processing

Your data is processed only where a lawful basis exists, namely:

• Performance of a contract: what is necessary to provide the service you subscribed to and operate your account.
• Explicit consent: for optional features you enable yourself, such as email linking and share links.
• Legal obligation: what laws and regulations require, or what competent authorities request.
• Legitimate interest: protecting the platform and its users from fraud and misuse and ensuring service stability, provided this does not override your rights.

You may withdraw your consent at any time in respect of processing based on consent, by disabling the feature from within your account or by contacting us. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out beforehand.

6. Purposes of Processing

Your data is processed exclusively for the following purposes:

• Creating and managing your account and verifying your identity at sign-in.
• Automatically extracting invoice data from the images you upload.
• Organising and categorising your invoices and warranties, and presenting analytics and reports to you.
• Preparing your value-added tax report for self-organisation purposes, as set out in Clause 14.
• Notifying you of expiring warranties and of alerts relating to your account and subscription.
• Processing your subscriptions and financial claims.
• Protecting your account and detecting unlawful access attempts.
• Responding to your enquiries and providing technical support.
• Improving the service and resolving faults.

We do not use your data for any advertising or third-party marketing purpose, and we do not sell, rent or trade it in any form.

7. Automated Processing of Images (Invoice Data Extraction)

The platform relies on automated optical recognition to extract invoice data from the image you upload. This entails the following, which we state clearly:

• The invoice image is sent to a specialised processing provider — the Google Gemini service operated by Google LLC — for extraction only; your identity data and account data are not sent with it.
• Automated extraction may not be fully accurate, and reviewing and correcting the data remains your responsibility.
• No decision producing legal or financial effects concerning you is taken solely on the basis of automated processing.
• You may avoid this processing entirely by entering your invoice data manually without uploading an image.

Because an invoice may contain data relating to you, we encourage you to review what you upload; uploading an image constitutes your consent to this processing for the stated purpose.

8. Disclosure to Third-Party Processors

We do not disclose your data to any party except to the extent necessary to operate the service, and under arrangements requiring those parties to protect the data and use it solely for the purpose of the service. Those parties are:

• Google LLC — Gemini service: automated extraction of invoice data from images.
• Backblaze, Inc. — B2 service: secure cloud storage of invoice images and attachments.
• Licensed payment gateway: processing payments and subscriptions. Your full card details never reach us in any case.
• Outbound email service provider: delivering verification messages, notifications and alerts to you.
• Competent authorities: upon a lawful or judicial request issued by a competent authority in the Kingdom.

We confirm that we remain responsible for protecting your data that is in our custody or under the control of the parties we deal with, pursuant to Article 5 of the E-Commerce Law.

9. Cross-Border Data Transfers

We expressly disclose that some processing and storage operations take place with providers outside the Kingdom of Saudi Arabia, as follows:

• Invoice images: sent for automated extraction, and stored with the cloud storage provider.
• Your account data, the data extracted from your invoices, and your security credentials (including the hashed representation of your password) are stored on the platform's servers, which are currently hosted with a hosting provider in the French Republic (European Union).
• Your bank card data never reaches us in any case; it is entered and processed directly by the licensed payment gateway and is never stored with us.

Such transfers are limited to the narrowest scope that achieves the purpose, with appropriate protection levels required of providers, and in accordance with the Personal Data Protection Law and the regulations governing transfers outside the Kingdom.

If you prefer not to send your invoice images for automated processing, you may use the platform by entering data manually without uploading images. However, using the platform necessarily entails storing your account data on its servers, whose location is stated above, as this is required to provide the service itself.

10. Retention Periods

We do not retain your data for longer than the nature of the service requires or the law obliges, as follows:

• Account data, invoices and images: retained while your account exists; deleted when you delete them or delete your account.
• Security event log for your account: automatically deleted after fourteen days.
• Technical system fault logs: automatically deleted after thirty days.
• Temporary verification codes: expire within fifteen minutes.
• Backups: periodic backups are kept to protect against loss, retaining only the most recent thirty copies. Accordingly, deleted data may remain within backups for a period not exceeding thirty days from its deletion, after which it is permanently removed.

11. Your Rights as a Data Subject

The Personal Data Protection Law grants you the following rights, and the platform undertakes to enable you to exercise them:

• Right to be informed: to know the lawful basis for collecting your data and the purpose of doing so — as set out in this Policy.
• Right of access and to obtain a copy: you may download a complete copy of your data directly from your account at any time.
• Right to rectification: to correct any inaccurate, incomplete or outdated data; most of your data is editable directly from your account.
• Right to erasure: to request deletion of your data where it is no longer needed; you may delete your account and all your data yourself from within the application.
• Right to withdraw consent: in respect of processing based on your consent.
• Right to object: to processing you consider to affect your rights.
• Right to complain: to the platform first, and then to the competent personal data protection authority in the Kingdom if your complaint is not resolved.

To exercise any of these rights, write to the email address in Clause 2. We undertake to respond within thirty days of receiving a complete request; if the nature of the request requires longer, we will inform you and explain why.

Some requests may not be capable of being fulfilled in whole or in part where retention is legally required or necessary to establish or defend a legal claim; in such cases we will explain the reason.

12. Account Deletion and Its Effects

You may delete your account yourself, directly from within the application, after confirming the request with a code sent to your email. Deletion covers your invoices and their attachments and images, your folders and categories, any linked mailboxes and their encrypted passwords, and the account itself.

We draw your attention to the fact that deletion is permanent and irreversible, and that anything downloaded or shared before deletion remains outside our control. Backups are handled as set out in Clause 10.

13. Sub-Accounts (Employees)

If you create sub-accounts for employees or others, you acknowledge that you are responsible for the lawfulness of collecting their data and for informing them that their activity within the account is visible to you, and that invoices they upload are stored in your account rather than theirs.

A sub-account user may at any time unlink from the primary account and exercise the rights set out in Clause 11 in respect of their own personal data.

14. Nature of Tax and Financial Reports

The reports the platform produces — including the value-added tax report and analytical reports — are a self-organisation tool to help you arrange your own data, and are not an official return nor tax, accounting or financial advice.

The platform is not connected to any government authority and does not submit anything on your behalf, nor does it exchange your data with any official body except upon a lawful request as described in Clause 8.

The accuracy of what you submit to competent authorities, and responsibility for it, rest with you alone; you are advised to consult a specialist before relying on any figure.

15. Data Security

We apply technical and organisational measures to protect your data, most notably: full encryption of the connection to the platform; hashing of passwords using approved algorithms that do not permit recovery; encryption of linked mailbox passwords; two-step verification at sign-in; access restricted on a need-to-know basis; alerting you to sign-in from a new device or location; and periodic backups.

Nevertheless, no method of electronic transmission or storage is absolutely secure, and data security cannot be guaranteed absolutely. We exercise reasonable care and do not bear responsibility for harm arising from a cause beyond our control or from your failure to safeguard your sign-in credentials.

16. Breach Notification

In the event of an incident affecting the confidentiality or integrity of your personal data, we undertake to take the necessary steps to contain it immediately, to notify the competent authority as required by law, and to notify you where the incident may cause harm to your data or conflict with your rights and interests.

17. Cookies and Local Storage

The platform uses local storage technologies within your browser for purely operational purposes: maintaining your sign-in session, your preferences such as language and dark mode, and enabling temporary offline operation. These technologies are not used for advertising tracking, do not build interest profiles, and are not shared with advertisers.

You may delete this data at any time from your browser settings, noting that doing so may require signing in again and may lose saved preferences.

18. Eligibility and Minors' Data

The service is directed at persons aged eighteen and above who have legal capacity to contract. We do not knowingly collect data from anyone below that age. Where we become aware otherwise, the account and its data are deleted. A guardian may contact us to request deletion.

19. External Links and Services

The platform may contain links to sites or services we do not operate. We bear no responsibility for their privacy practices or content, and you are advised to review each party's policy separately.

20. Amendments to This Policy

This Policy may be amended whenever necessary. Amendments are published on this page with an updated "last updated" date and take effect from the date of publication. Where an amendment is material and affects your rights, you will be notified by an appropriate means. Your continued use of the platform after publication constitutes acceptance of the updated version.

21. Complaints and Governing Law

If you object to the processing of your data, please contact us first at the email address in Clause 2 and we will seek to resolve the matter. If your complaint is not resolved, you may submit it to the competent personal data protection authority in the Kingdom of Saudi Arabia.

This Policy is governed by the laws of the Kingdom of Saudi Arabia, and the competent judicial authorities in the Kingdom shall have jurisdiction over any dispute arising from it.